Digitalisation complète d’une mutuelle de santé

Contexte

Le point de départ

La mutuelle couvre plus de 12 000 adhérents répartis sur une trentaine de villages. L'ensemble de la gestion — adhésions, cotisations, prestations — reposait sur des registres papier et quelques tableurs tenus au siège.

Les guichets passaient plus de temps à chercher les dossiers qu'à servir les adhérents, et le bureau exécutif ne disposait d'aucun indicateur fiable pour piloter l'équilibre financier de la mutuelle.

Défi

Ce qu'il fallait résoudre

Migrer 12 480 dossiers adhérents sans interrompre le service aux guichets, dans un contexte de connectivité irrégulière.

Former des agents aux profils très variés, dont certains n'avaient jamais utilisé d'outil informatique professionnel.

Restaurer la confiance des adhérents dans la gestion des cotisations grâce à une traçabilité complète.

Solution

Ce que nous avons mis en place

Déploiement de MSDT en quatre mois : paramétrage des barèmes, reprise assistée des registres (numérisation, dédoublonnage, import contrôlé), puis bascule progressive guichet par guichet.

Les postes fonctionnent en local et se synchronisent dès que la connexion revient — aucune interruption de service pendant la migration.

Formation par la pratique : chaque agent a traité ses premiers dossiers réels en binôme avec nos équipes, avec un support renforcé les six premières semaines.